Ladataan...

Motorman Oy:n asiakasrekisterin rekisteriseloste 25.5.2018 

Yhdistetty EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (679/2016), henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja 24:n mukainen informointilomake 

1 Rekisterinpitäjä 

Kari Tiainen

Y-tunnus 2425133-0

Osoite Jääsalontie 18 90400 Oulu

puh. 08 5350 200

2 Rekisteristä vastaava henkilö 

Kari Tiainen

Yrittäjä

kari.tiainen@motorman.fi

Puh 0500819552

3 Rekisterin nimi 

Motorman Oy:n asiakasrekisteri 

Motorman Oy:n asiakasrekisteri koostuu sähköisestä asiakasrekisteristä, joka on suojattu Motorman Oy:n tietoturvaohjeistuksen mukaisesti. 

4 Käyttötarkoitus 

Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaalta saatu toimeksianto tai muu asiallinen yhteys, Motorman Oy:n asiakkaan ja Motorman Oy:n välinen asiakassuhde tai asiakkaan suostumus. 

Rekisterinpitäjä käyttää rekisteriä muun muuassa seuraaviin tarkoituksiin: 

  • Tilastointiin, suunnitteluun ja seurantaan, laskutukseen ja perintään sekä muihin rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin 
  • Palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen ja tuottamiseen sekä niiden toimittamiseen asiakkaille 
  • Asiakassuhteiden ylläpitoon, asiakkaiden informoimiseen ja muistuttamiseen rekisterinpitäjän palveluista 
  • Asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseen, markkinatutkimusten ja mielipidetutkimusten toteuttamiseen, markkinointiin ja suoramarkkinointiin, mainontaan sekä markkinoinnin-, palvelujen-, tuotteiden- ja viestinnän kohdentamiseen asiakkaille. Asiakas voi halutessaan kieltää hänelle kohdistettavan suoramarkkinoinnin 
  • Asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseen, asiakkaiden ja asiakaspalvelukeskuksen välisten puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtuman todentamiseksi, turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi 
  • Asiakkaiden hyväksymien palvelujen käyttöehtojen mukaisesti
  • Motorman Oy:n liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Rekisteritietoja käytetään vain edellä mainittuihin tarkoituksiin, ellei laissa ole toisin säädetty. 

5 Tietosisältö 

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään, jonka GDPR:n vaatimusten täyttämisestä järjestelmän toimittaja itse vastaa.

Rekisteröidyistä voidaan tallentaa esimerkiksi seuraavia tietoja: 

Asiakastiedot 

  • Etu- ja sukunimi 
  • Kutsumanimi 
  • Henkilötunnus 
  • Henkilötunnusta vastaava muu yksilöivä tunniste (esim. henkilöt, joilla ei ole Suomen viranomaisen myöntämää HETU:a) 
  • Asiakasnumero tai muua vastaava yksilöivä tunniste 
  • Osoitetiedot, postinumero, postitoimipaikka, kotikunta 
  • Puhelinnumerot 
  • Sähköpostiosoite  
  • Kansalaisuus 
  • Työnantaja 
  • Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot 
  • Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta 
  • Lupa lähettää asiakkaalle mainosmateriaalia
  • Ostohistoria  
  • Kontaktihistoria (puhelin, chat, sähköposti jne.) 
  • Asiakkaan tekemät reklamaatiot 
  • Palveluviestihistoria 

Markkinointi- ja profilointiedot 

  • Suoramarkkinointikiellot ja –suostumukset 
  • Syntymäaika 
  • Arvo tai ammatti 
  • Asiakkaan itsensä antamat muut tiedot (esim. mieltymyksen kohteet, harrastukset, asiakaspalautteet, jne.) 
  • Asiakaskohtaiset alennukset 
  • Markkinointihistoria (mitä kampanjoita asiakkaalle on lähetetty jne.) 

6 Tietolähteet 

Säännönmukaiset tietolähteet ovat asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa ilmoittamat tiedot sekä asiakaspalvelun, tuotteiden ja palvelujen käytön, tutkimuksen (esim. näöntarkastus) ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot. Lisäksi voidaan asiakkaan suostumuksella tai lakiin perustuen hankkia tai saada asiakkaaseen liittyviä tietoja myös muualta. Tietolähteenä on myös väestörekisterikeskus ja Posti. Tietoa voidaan saada myös kolmansilta osapuolilta soveltuvan lain sallimissa rajoissa. 

7 Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Asiakastietoja voidaan käsitellä Motorman Oy:n toiminnassa tässä rekisteriselosteessa kuvatulla tavalla. Asiakastietoja luovutetaan sivullisille vain asiakkaan tai asiakkaan laillisen edustajan suostumuksella, nimenomaisen lain säännöksen nojalla tai yritysjärjestelyn yhteydessä. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

8 Tietojen käytön ja suojauksen periaatteet 

Asiakkaan tietoja käyttävät ainoastaan Motorman Oy:n työntekijät tai Motorman Oy:n lukuun sopimussuhteessa olevat tahot, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan kaikkia Motorman Oy:n asiakasrekisteriin liittyvä ohjeita ja toimintatapoja.

Rekisterin käyttöoikeudet myönnetään tietojen käsittelyyn oikeutetuille vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. Kaikki asiakkaan tiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla sekä Motorman Oy:n lukuun toimivilla on vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen. 

Tiedot on suojattu riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, missä rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan asiakasrekistereistä- ja tiedoista annettuja säännöksiä. Asiakkaan asiakastietojen käsittelyn ja suojauksen periaatteista päättää rekisterinpitäjän ylin johto. 

Pääsy tietoihin on vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

9 Tarkastusoikeus ja tietojen siirtäminen 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivästystä. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain lain nojalla. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla käyttämällä tässä rekisteriselosteessa ilmoitettuja yhteystietoja. 

Motorman Oy voi luovuttaa rekisteriin sisältyviä tietoja kolmannelle vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. 

10 Asiakastiedon korjaaminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus vaatia Motorman Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. 

Tiedon korjaamisvaatimus tehdään aina kirjallisena.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä yllä kohdassa 2 ilmoitettuun Motorman Oy:n rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa.

11 Kielto-oikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. 

12 Toimintasuunnitelma tietosuojamurron tapahtuessa

Jos rekisterissä tai sen tietojen käsittelyssä havaitaan tietomurto, rekisterinpitäjä lähettää tiedotteen murtoa koskeville henkilöille 72 tunnin kuluessa postitse tai sähköpostilla.